Despre BTL ca la carte, cu MediaPro Live Events

Carmen Zahiu (Director Vanzari Romania, MediaPro Studios) ne spune povestea MediaPro Live Events si face o radiografie a pietei de BTL de la noi, punctandu-i principalele oportunitati si tendinte, dar si cele mai mari provocari.

IQads: Cum s-au diversificat serviciile oferite de MediaPro Live Events de-a lungul timpului? Cu ce ati inceput si ce fel de servicii oferiti acum?
Carmen Zahiu: Povestea noastra incepe odata cu L!VE, o divizie special creata in cadrul MediaPro pentru a implementa toate evenimentele grupului. Apoi, incepand cu anul 2011, odata cu experienta vasta acumulata in proiecte complexe ca filme sau productii de televiziune, am considerat ca avem suficienta expertiza ca sa extindem serviciile oferite si catre clienti externi, iar L!VE a trecut printr-un proces de rebranding intern, fiind preluat de Studiourile MediaPro si devenind MediaPro Live Events. Pe langa echipele de creatie si implementare deja existente am recrutat specialisti din domeniu veniti din agentii de profil care au contribuit la extinderea si diversificarea serviciilor specifice oferite, precum cele de event management, graphic design sau dezvoltare concepte creative.

Totodata, ca si divizie a Studiourilor MediaPro, dispunem de toate resursele necesare pentru a acoperi cea mai complexa gama de servicii specifice din piata, incluzand, dar fara a ne limita, serviciile de catering, proiectarea si executarea de constructii decor, pachete integrate de echipamente tehnice, oferind clientilor nostri oportunitatea de a organiza evenimente atat in cadrul Studiourilor cat si in orice alta locatie aleasa de catre acestia.

In aceasta perioada am organizat cu succes evenimente foarte variate, de la concerte si festivaluri pana la evenimente si petreceri corporate, gale, caravane sau evenimente sportive.

IQads: Pentru ce clienti ati lucrat/urmeaza sa lucrati anul acesta?
Carmen Zahiu: Am colaborat cu clienti din domenii variate, precum OMV Petrom, Mercedes-Benz Romania, Toyota Romania, Romania Travel Plus.

IQads: Cati oameni lucreaza in agentie si care e backgroundul acestora?
Carmen Zahiu: Fiind o divizie de specialitate parte a unui grup, MediaPro Live Events este un produs unic pe piata de BTL din Romania, care se poate baza pe experienta a mai mult de 300 de angajati si beneficiaza de expertiza fiecarui departament din studio. De aceea, in functie de nevoile specifice implicate de fiecare eveniment in parte, ne putem lauda ca  punem la dispozitie o echipa dedicata, cu persoane cu expertiza si cunostinte  relevante pentru a face fata oricarei provocari, fie ca vorbim despre un preparat culinar special, de constructia unui decor spectaculos pentru o lansare de produs sau de manufacturarea unor costume personalizate. De asemenea, echipei noastre s-au alaturat oameni veniti din agentii de specialitate, ceea ce ne ofera avantajul cunoasterii intregii piete de profil.

IQads: Daca ar trebui sa alegi doua evenimente reprezentative din istoria agentiei voastre, care ar fi?
Carmen Zahiu: Cateva dintre cele mai spectaculoase evenimente pentru care am gandit intreaga organizare, de la concept pana la follow-up, ar fi lansarea S-Class de la Mercedes-Benz (eveniment cu un decor impresionant, personalizat 100%, care a avut loc in Platoul 12 din cadrul Studiourilor MediaPro, cu o suprafata de 3000 m²) si inaugurarea Centralei Electrice cu Ciclu Combinat Brazi (eveniment organizat la Brazi, intr-un set-up futurist, in prezenta a numeroase personalitati).

IQads: Din perspectiva bugetului, care a fost cel mai mare eveniment organizat de voi?
Carmen Zahiu:
Evenimentul cu cel mai mare buget gestionat de noi pana acum a fost o caravana la nivel national organizata in 10 orase, care a implicat o desfasurare de forte impresionanta , de la decoruri si artisti, pana la branding si gestionarea celor peste 10.000 de participanti.

IQads: Cum au fost afectate bugetele de BTL in anii de criza financiara si cum ati resimtit voi asta?
Carmen Zahiu: Problema acestei crize financiare, care pare sa se prelungeasca la nesfarsit, este o prezenta permanenta care ne-a atins pe toti, intr-o mai mica sau mai mare masura. Este adevarat ca acesta criza a dus la scaderea bugetelor de BTL, dar, in acelasi timp, am senzatia ca devine un fel de tap ispasitor pentru situatiile in care un eveniment are carente evidente si multi aleg sa dea vina pe bugetul prea mic.

Criza financiara cu implicatia bugetelor mai mici au filtrat putin jucatorii din piata de BTL, in care doar cei flexibili, cu o capaciatate mare de a se adapta noii realitati au supravietuit. Avantajul nostru este ca toate resursele de care dispunem ne permit sa controlam costurile intr-o maniera foarte eficienta si sa fim astfel competitivi, fara sa facem rabat de la calitate. De asemenea, am investit in tehnologii noi pentru constructii decor, tocmai pentru a putea oferi solutii optime, indiferent de bugetul primit de la client.

IQads: Cum arata si cat de competitiva e piata de BTL in momentul de fata?
Carmen Zahiu: Pe langa bugetele de BTL, criza a afectat si reactiile agentiilor din piata, care au inceput sa isi extinda granitele, sa uite de specializari si sa ofere cat mai multe servicii adiacente pentru a putea castiga proiecte si clienti noi, indiferent de natura acestora. Acest fapt a facut sa fie o competitie mai stransa a costurilor, dar nu neaparat si a calitatii serviciilor oferite.

Sunt de parere ca este important sa iti fixezi niste repere adecvate si sa nu faci compromisuri care iti pot afecta calitatea muncii. Tocmai de aceea noi suntem specialisti in zona de events, fie ca vorbim de evenimente corporate, de lansari de produse, caravane sau concerte, zone  pe care le  cunoastem foarte bine si unde facem performanta .

IQads: Cum arata procesul de lucru la voi in agentie cand se anunta un proiect nou? Care e drumul de la cerinta clientului pana la evenimentul propriu-zis?
Carmen Zahiu: Procesul de lucru este foarte asemanator cu cel din agentiile de BTL. Departamentul de client service primeste cerinta de la client, fixeaza o prima intalnire pentru debrief si dupa ce sunt lamurite toate aspectele proiectului, este trimis un brief complet catre creatie. Ideile sunt prezentate apoi clientului si in functie de conceptul creativ ales responsabilitatile sunt impartite intre departamentele specializate.

Procesul de implementare efectiva a proiectului este ceva mai complex si incepe cu o sedinta de productie la care sunt prezenti sefii tuturor departamentelor implicate, urmand ca “pe teren” sa intre pentru implementare coordonatorii operationali dedicati din fiecare divizie. Acesta este un model imprumutat din experienta dobandita din productia de film, un model care s-a dovedit foarte eficient si care asigura o buna organizare si desfasurare de forte.

IQads: Cat de permisive sunt brief-urile pe care le primiti de la clienti, de exemplu cand vine vorba de evenimente corporate? Cata libertate va ofera?
Carmen Zahiu: Prin natura lor, evenimentele corporate pot parea mai restrictive, dar adevarul este ca totul depinde foarte mult de scopul evenimentului in sine si de client. Brief-urile pe care le primim ne ofera destul de multa libertate astfel incat sa ne putem juca cu imaginatia creativilor si cu abilitatile echipei de productie, dar au si cateva limite normale, cum ar fi respectarea unui brand book.

Atunci cand primim un brief nou, prioritatea noastra este sa ne asiguram ca intelegem exact pana unde se intinde libertatea si unde incep limitele, astfel incat conceptul pe care il propunem sa transmita exact mesajul dorit de client.

IQads: Care sunt tendintele pe care le-ati observat in cerintele clientilor pentru evenimentele corporate?
Carmen Zahiu:
Clientii sunt din ce in ce mai interesati de tendintele aparute pe plan international in materie de tehnologie de eveniment, decor sau entertainment si, de multe ori, vin cu anumite cerinte sau sugestii inspirate din evenimente la care au participat in afara Romaniei. Acest lucru este intotdeauna o provocare foarte placuta, deoarece alaturi de astfel de clienti putem sa evoluam si sa ne depasim limitele. De asemenea, clientii sunt interesati ca mesajul lor sa fie transmis cat mai direct catre invitati, fara ocolisuri sau artificii inutile, care pot aglomera desfasuratorul unui eveniment fara sa aduca un plus de valoare real.

O alta tendinta foarte importanta este si cea a efectuarii unei evaluari obiective a colaborarii la finalul unui eveniment. Astfel, putem stabili alaturi de client aspectele care au functionat sau cele pe care le putem imbunatati in viitor, castigandu-i astfel increderea.

IQads: La studiourile MediaPro aveti posibilitatea de a organiza evenimente de peste 1000 de oameni. Care sunt principalele provocari ale unor evenimente cu o astfel de amploare?
Carmen Zahiu: Evenimentele sunt o provocare indiferent de numarul de invitati, important este sa stii cum sa le gestionezi in functie de amploare. Este adevarat, provocarile pot creste exponential odata cu numarul de invitati, dar experienta ne ajuta sa depasim orice situatie nepravazuta. Un mare avantaj pentru noi sunt si toate resursele proprii care sunt la dispozitia noastra in orice moment, cum ar fi pompierii sau angajatii departamentului de security, acreditat ISU.

In plus, spatiile generoase de care dispunem ne permit sa organizam orice tip de eveniment cu 2000-3000 de invitati si sa implementam concepte creative complexe cu decoruri suspendate sau chiar expuneri de camioane, lucru care nu este posibil in foarte multe alte locuri.

Ca exemplu concret, o provocare importanta a evenimentelor mari este gestionarea fluxului de invitati si primirea acestora, printr-un proces de check-in eficient si prompt. Desi poate parea banal, acest proces poate cauza nenumarate neplaceri si frustrari chiar inainte ca evenimentul efectiv sa inceapa. Este un exemplu care ne invata cat de importanta este atentia la detaliile care la final pot face diferenta intre bine si excelent.

IQads: Care sunt cele mai frecvente situatii “de criza” care pot aparea in timpul unui eveniment si ce masuri de precautie va luati?
Carmen Zahiu:
Situatiile de criza sunt de obicei neasteptate si pot aparea chiar si atunci cand ai senzatia ca totul este perfect. De aceea, echipa de implementare trebuie sa fie mereu pregatita si atenta la fiecare detaliu al evenimentului astfel incat sa poata lua masurile necesare cat mai rapid. In plus, in astfel de momente sunt de parere ca este esential sa comunici cat mai transparent situatia si catre client si sa nu incerci sa ii ascunzi problema. Colaborarea este foarte importanta si duce la o solutionare mult mai eficienta si rapida a crizei aparute.

Din fericire, pana acum nu ne-am confruntat cu situatii majore de criza, iar micile probleme aparute au fost rezolvate rapid, fara ca invitatii sa le observe.


Branded