"Brieful reprezinta punctul de pornire in procesul de definire a conceptului de eveniment , de aceea este fundamental ca acest document sa fie pregatit in detaliu si sa fie bine documentat.
Prin expertiza pe care o detinem, putem veni cu multe solutii creative din punct de vedere al designului tehnic", spune Lavinia Popescu (Commercial Director, FIVE'S).
Cu alte cuvinte, cand conceptului de eveniment i se face cunostinta din timp cu solutiile tehnice, se instaureaza armonia fara de surprize. De ce, cum si cat conteaza rolul creativitatii tehnice in productie si despre rezultatele pe care le poate aduce agentiilor si clientilor ne vorbeste Lavinia in randurile urmatoare.
Domeniul productiei pentru BTL. Briefurile care vin catre voi
Piata de BTL din Romania a evoluat, putem spune ca multe companii au devenit mai precaute in privinta resurselor lor financiare. Mai important decat alocarea resurselor este, de fapt, modalitatea in care se cheltuiesc acesti bani.
Clientii au devenit, de ceva vreme, mult mai dispusi sa caute solutii optime pentru bugetele lor. Vorbim de un context actual in care procesul de cumparare a devenit unul documentat.
Iar bugetele, de regula, sunt aprobate in contextul in care exista un scop bine definit, obiective de business realiste si niste beneficii asteptate. In vederea atingerii obiectivelor propuse, companiile sau agentiile cu care colaboram au nevoie de input-ul nostru, de multe ori chiar din faza de setare a conceptului de eveniment.
Brief-ul reprezinta punctul de pornire in procesul de definire a acestui concept , de aceea este fundamental ca acest document sa fie pregatit in detaliu si sa fie bine documentat. Se poate intampla ca briefurile sa nu corespunda in totalitate cu nevoile clientilor sau sunt abordate subiectiv. Si aici intervenim noi. Prin expertiza pe care o detinem, putem veni cu multe solutii creative din punct de vedere al designului tehnic.
Daca ar fi sa punctam o specificitate, putem spune ca ideile si solutiile tehnice high tech au devenit cruciale in industria de organizare a evenimentelor.
Punctele tari ale unei companii de productie de evenimente
Cred ca vorbim de o combinatie a trei factori. In primul rand, vointa puternica a actionariatului si managementului de a investi in tehnologie de ultima ora, avand in vedere perspectivele pe termen lung ale companiei.
Al doilea factor este dat de echipa de productie cu experienta. Sustinem permanent oamenii pentru dezvoltarea competentelor tehnice. Ne bazam pe creativitate, indrazneala si atentie la detalii cand vine vorba de organizarea unui set-up tehnic si cand implementam un eveniment, in general. Calitatea umana este, de asemenea, importanta pentru noi. Ne recrutam atent angajatii, mai ales ca orice membru al echipei tehnice poate ajunge fata in fata cu clientul in timpul evenimentului.
Iar al treilea este faptul ca avem un model de business sanatos care confera stabilitate si ne permite sa oferim servicii bazate pe profesionalism si angajament fata de clientii nostri.
Agentii vs. clienti directi
Lucram atat cu agentiile, cat si cu clientii in mod direct. Depinde foarte mult de specificul si complexitatea proiectului, mai exact, daca proiectul presupune si organizarea unor servicii aditionale, in afara spectrului nostru de activitate.
Colaborarea cu agentiile
Succesul unui eveniment depinde intr-o foarte mare masura de modul in care reusesti sa te completezi cu agentia, de cat de bine reuseste sa te reprezinte, in ce moment al proiectului te implica pe tine in calitate de facilitator si creator de solutii tehnice.
Daca agentia nu reuseste sa exploateze in totalitate expertiza pe care o putem pune in slujba clientului, riscul este sa ajungem sa livram un serviciu standard. Dezamagirea poate interveni cand stii ca poti livra un serviciu mai bun decat al concurentilor - sau poate chiar un serviciu unic pe piata - de care clientul nu beneficiaza. Iar rezultatele pot impacta atat agentia, cat si pe noi.
Colaborarea cu clientii directi
Incercam sa intelegem nevoia de la bun inceput, sa colectam toate informatiile primite sa le analizam si sa pornim un brainstorming cu clientul pentru a ajunge la cea mai potrivita idee tehnica - creativa si, in egala masura, actionabila.
In cazul colaborarii directe cu compania client, ne intalnim si cu situatii in care reprezentantii clientului, cei care participa la luarea deciziilor sau pot influenta decizia, nu au suficiente repere pentru calificarea unui furnizor de productie evenimente.
Ne dorim sa contribuim, incercam sa crestem piata si sa aducem cat mai multe informatii cu privire la standardele de organizare a evenimentelor.
Exemple de creativitate tehnica implementata de voi
Am putea mentiona un proiect pentru Bergenbier care, la inceputul fiecarui an, organizeaza o conferinta de vanzari pentru distribuitori. Una dintre editii a avut loc la Hotelul Piatra Mare din Poiana Brasov – sala Nato.
Folosind platforme Nivtec si elemente de schela Eurotruss, Five’s a creat un set-up al salii similar cu cel al unui ring de box, deasupra caruia a fost amplasat un cub din module de LED, pe care spectatorii puteau urmari ce se intampla pe scena, in direct. Luminile au fost amplasate pe grile de schela deasupra ringului.
Un alt eveniment creativ a fost Bucharest Christmas Market organizat in fiecare an in Piata Universitatii, pe espanada cu statui. Vizitatorii au fost transpusi in atmosfera celor mai importante targuri de Craciun din Europa.
Pentru acest eveniment, FIVE’S a realizat un design tehnic cu totul special si astfel in colaborare cu partenerul sau Eurotruss au creat o scena tunel, aducand astfel un element de noutate evenimentului.
Apoi, in cadrul lansarii noilor modele Logan ale producatorului Dacia, am construit trei platforme pe care am asezat cele trei masini, platforme care au coborat din acoperisul salii spargand ecranele de proiectie.
Evident, pentru asta am facut un proiect de structura si de rezistenta, am folosit motoare BGV C1 autorizate sa manevreze incarcatura deasupra publicului, actiuni ce au asigurat siguranta si integritatea spectatorilor.
Must-have-uri pentru un eveniment de succes din punct de vedere tehnic
Creativitatea, planificarea evenimentului in detaliu si respectarea planului agreat, utilizarea oamenilor profesonisti si pasionati de ceea ce fac in executia evenimentului.
