Work From Home – soluție sau provocare? O perspectivă de la Web Ventures

În timp ce lumea descoperă alternative pentru a-și desfășura activitatea profesională fără contact uman, sistemul work from home continuă să se perfecționeze, astfel încât companiile să facă față cerințelor și caracteristicilor noii realități. Întrebarea este: productivitatea ta ar putea fi cu adevărat mai bună lucrând de acasă?

Excluzând locurile de muncă din fabrici, restaurante, magazine alimentare, comerț cu amănuntul și alte afaceri care necesită ca oamenii să se afle în locație, multe companii constată că tranziția la sistemul WFH nu este atât de complicată pe cât anticipau inițial.

Avantajele și provocările WFH în cifre

Un studiu realizat de Stanford pe 16.000 de lucrători pe parcursul a 9 luni a demonstrat că munca de acasă crește productivitatea cu 13%. Această creștere a performanței a fost atribuită unui mediu de lucru mai silențios și mai convenabil. În același studiu, lucrătorii au raportat și o îmbunătățire considerabilă a satisfacției în muncă.

Pe aceeași direcție, Catalyst Solutions a realizat un studiu de piață în colaborare cu Impact Hub Bucharest, în care au analizat percepția angajaților și angajatorilor din România cu privire la sistemul WFH. Rezultatele legate de principalele avantaje ale acestui mod de lucru au arătat că 75% dintre participanți consideră că sunt reduse considerabil riscurile de îmbolnăvire, 61% au remarcat o scădere a costurilor la nivel de organizație, în timp ce 54% dintre companii s-au bucurat că tot mai mulți angajați au devenit autonomi în urma experienței muncii în sistem remote.

Provocările pe care companiile participante la studiu le-au resimțit în această perioadă au fost determinate de elementele care țin de interacțiunea angajaților. 53% au remarcat dificultăți de comunicare între membrii organizației, 46% au întâmpinat dificultăți în realizarea programelor de mentoring, iar 31% dintre companii au resimțit o lipsă de implicare din partea angajaților.

Legăturile dintre angajați și echipe înseamnă mai mult decât a fi conectat tehnologic - este vorba despre conversații, activități și proiecte care reunesc oamenii chiar dacă lucrează de acasă. Este necesar un bun management pentru a menține angajații motivați, având sentimentul că sunt parte a organizației, lucru ușor de realizat printr-o comunicare frecventă, instrumente bune de colaborare și evenimente sociale, cum ar fi happy hours virtuale și chat-uri între colegi.

Punând în balanță avantajele și provocările ce apar în sistemul WFH, dar și având experiența a două medii de lucru, de la birou și de acasă, rezultatele studiului State of Remote Work în România ne arată că majoritatea angajaților consideră că cel mai bun sistem de lucru este cel hibrid, după cum se poate vedea și în graficul de mai jos.

Modelul hibrid de muncă se referă la ideea de a te întoarce la birou după ce ai lucrat de acasă cel puțin o zi pe săptămână, dar și de a petrece un timp lucrând de la distanță. Surprinzător, chiar și înainte de pandemie, un model hibrid de lucru a fost considerat favorit de majoritatea angajaților companiilor.

Web Ventures - better_together de oriunde

Cu peste 11 ani experiență pe piața de digital marketing, Web Ventures este una dintre agențiile din România care a reușit să găsească practicile organizaționale optime prin care să facă ușoară tranziția angajaților de la mediul de lucru in office la cel remote.

Managementul proiectelor și al echipelor se realiza deja utilizând diverse platforme digitale de project management și work-sharing, astfel telemunca a impactat mai degrabă socializarea și interacțiunea in person specifică activităților de proiect (statusuri interne, prezentări, întâlniri cu clienții, sesiuni de brainstorming și planificare etc.). La fel ca în cazul multor alte companii de pe piață, video call-urile au luat locul ședințelor de proiect, iar în anumite momente, s-au transformat în medii de socializare și celebrare a micilor reușite și chiar aniversări.

Multe dintre procesele administrative erau deja intrate într-un flux ce implică organizare în prealabil, astfel încât nu a fost prea dificilă adaptarea la noile cerințe. Din punct de vedere legislativ, agenția a găsit cadrul ideal prin care fiecare, atât angajat, cât și angajator, să-și desfășoare munca în deplină siguranță. Marea provocare pe care acest sistem a adus-o a fost legată de traseul documentelor care trebuie semnate, însă, printr-o bună organizare și sincronizare, s-a găsit calea de a facilita acest proces printr-o soluție adoptată cu succes de multe companii - semnătura electronică.

“Noi astăzi putem zice că funcționăm în sistem hibrid, colegii noștri având posibilitatea de a alege să lucreze remote până la 100% din timp. În plus, circumstanțele noastre anterioare ne-au pregătit (fără să știm, dar în linie cu trendul) de acest stil de lucru odată ce compania a luat decizia de a avea angajați remote (Web Ventures a avut birou în Arad cu câțiva ani înainte de izbucnirea pandemiei). A fost un exercițiu care ne-a ajutat la nivel de percepție în ceea ce privește munca de la distanță, cu interacțiune umană prin instrumente online.”, Cornelia Butunoi, Operations and Processes Manager, Web Ventures.

În timp ce pentru unii dintre membrii echipei Web Ventures trecerea la un model de lucru remote a fost ușoară, pe alții sistemul i-a pus față în față cu unele provocări atât administrative, cât și de adaptare psihologică:

“Trecerea de la modul de lucru de la birou la cel de acasă a fost firească pentru mine. Știam că pot fi în continuare conectată cu toți colegii alături de care lucram, puteam să îmi fac task-urile în același ritm ca la birou și să am parte și de momente de relaxare, atunci când simțeam nevoia. Experiența anterioară de freelancer m-a învățat să lucrez de oriunde am curent, internet și puțină liniște. Însă, cu timpul, în cei 2 ani, mi-am dat seama cât de mult îmi lipsesc ședințele cu colegii, atmosfera de la birou și faptul că schimb casa cu un alt mediu plăcut și friendly de lucru. Ideal pentru mine este un mix între cele două, așa că abia aștept ca lucrurile să revină la un nou normal.”, Bianca Crăciunescu, Social Media Coordinator, Web Ventures.

„Lucrul de acasă nu era ceva întâlnit în vocabularul meu. Sunt genul de persoană care nu se regăsește în ceea ce înseamnă rutină, iar mersul la birou pentru mine era acea escapadă de care aveam nevoie. A fost o perioadă destul de grea de adaptare la început, însă datorită poziției mele în cadrul agenției, am șansa de a mă deplasa de acasă cel puțin o dată pe săptămână. Pot spune că acest lucru m-a salvat. Acum, a început să mi se pară firesc lucrul de acasă sau, mai bine spus, lucrul de oriunde am internet și un ambient plăcut.”, Alexandra Antofi, Visual Content Creator, Web Ventures.

“Când a început pandemia și am început să lucrez de acasă, nu știam dacă o să-mi placă și o să fiu eficientă. Pe de o parte, plecam de la predicția că drumul spre birou și drumul înapoi spre casă mă vor ajuta să intru și să ies din mood-ul de lucru, astfel încât să mă pot concentra la maximum în orele alocate pentru muncă, iar pe de altă parte era ideea de comoditate oferită de lucrul de acasă (am putut elimina orele făcute pe drum, am putut aloca mai mult timp pentru somn și pentru activitățile din afara programului). Dar ce făceam dacă aveam nevoie rapid de sfatul unui coleg? De fiecare dată când avem nevoie de ajutorul altui coleg, suntem doar la un click distanță - se găsește imediat un link de Meet pe care să ne auzim, să dăm screen share la ce avem de arătat concret pe o campanie, pe un pixel, pe un raport, etc.
Cu timpul, mi-am dat seama că îmi place foarte mult să lucrez de acasă. Mă simt mai eficientă, pot lua pauze scurte și dese pentru relaxare și comunic la fel de mult cu membrii echipei.  Dar nu pot spune că sunt complet ruptă de agitația de la birou. Mai merg uneori la birou, mai ales că stau relativ aproape: când știu că ne adunăm câțiva colegi și/sau este nevoie de mine. În plus, la birou îl avem pe Mocuță și mereu se găsește ceva dulce la final de program (micile plăceri ale omului).”, Claudia Giogan, Digital Account Strategist, Web Ventures.

WFH - Tips & Tricks pentru maximizarea productivității

Într-o realitate în care munca remote face parte din viața noastră de zi cu zi, iată care sunt principalele elemente pe care le poți controla pentru a-ți crește productivitatea și a obține rezultate profesionale bune:

1. Creează-ți un spațiu de lucru confortabil
Lucrul într-un birou te ajută să îți menții concentrarea de-alungul programului. Încearcă să recreezi acest spațiu de lucru în casa ta, fie că este vorba de a transforma o cameră suplimentară în birou sau de a pune un birou în spatele canapelei. Spațiul ar trebui să fie confortabil și să reunească tot ce ai nevoie pentru a-ți realiza și ușura munca.

2. Reorganizează-te!
Poate fi necesar să adopți un nou sistem de organizare sau să începi să utilizezi un planificator de zi pentru a te asigura că respecți programul. Creează-ți un program de lucru săptămânal și asigură-te că te ții de el!

3. Ia o pauză!
“Pauzele mici și dese, cheia marilor succese” – cea mai bună metodă de a rămâne productiv. Studiile arată că cine lucrează în sistem remote va avea nevoie de aproximativ 22 de minute de pauză repartizate pe întreaga zi. Folosește-te de ele pentru a lua o gustare, a bea un pahar cu apă, sau a ieși puțin la aer.

Fie că o numim muncă remote, de la distanță sau work from home, pandemia a schimbat modul în care lucrăm și multe companii au trăit provocarea reorganizării și restructurării într-un sistem care să permită continuarea activității cu același profesionalism, dar în cele mai sigure condiții.