Agențiile în vremea coronavirusului: Work from home. Siguranța oamenilor e pe primul loc

In paralel cu masurile anuntate de autoritati, companiile din România au luat si ele masuri: lucrul de acasa, amanarea intalnirilor, program flexibil. Am vorbit cu cativa dintre managerii agentiilor din publicitate si PR pentru a vedea care este, pana acum, starea de spirit pe timp de epidemie si cum le-a afectat situatia generata de COVID-19. Majoritatea celor cu care am vorbit au luat decizia work-from-home: prudenta e necesara in aceasta perioada. 

"Fara a ne panica si amplifica ceva nebunesc, putem fi rezonabili si pragmatici in cum abordam situatia generata de COVID-19. Prioritatea sunt oamenii nostri, asa ca ne adaptam pentru un maximum de siguranta", spune Alex Bădilă, COO (Chief Operating Officer) Publicis Romania.

Cum se manifestă pragmatismul in aceste momente, cum sunt afectati clientii si piata, care e planul pe urmatoarele zile, povestesc, mai jos, managerii Thinkdigital, Geometry, Publicis, Canopy, Minio, Pastel, GMP și Dentsu Aegis Network.

Ce face agentia ta? Ce masuri ati luat pana acum, care e planul pe termen scurt si mediu?
Cum v-a afectat pana acum pandemia COVID -19?
Trimite-ne raspunsurile pe [email protected] cu subiectul #WFH si vom actualiza acest articol.

Thinkdigital: Am decis că e bine să ne panicăm puțin

La Thinkdigital se lucrează remote și doar în cazuri excepționale meetinguri fizice, cu număr limitat de participanți și măsuri de siguranță tip dezinfectarea spațiului de 2 ori pe zi, distanță minimă 2 metri între participanți.

”Am decis că e mai bine să ne “panicăm” puțin, sper că inutil, decât să nu ne panicăm și regretăm decizia. Am informat angajații cât de mult și bine am putut, fără a induce panică inutilă. Sunt afectate birourile noastre din România si din Grecia, momentan. În rest, lucrăm remote, recomandarea e ca oamenii să limiteze circulația la maxim”, spune Dragos Stanca.

Clienții înțeleg, adaugă Dragoș, aplică măsuri asemănătoare, piața va înregistra oricum o scădere semnificativă - deja constatăm un minus de circa 25-30% în volumele rulate în câteva zile de la declanșarea mai serioasă a situației speciale. ”Noi am lansat compania în plină criză economică, acum 10 - 11 ani, deci suntem antrenați”.  

Geometry: Nu este o decizie ușoară, însă este una corectă 

Atât Geometry cât și FRACTAL COMMUNICATIONS au decis începând de joi, 12 martie, implementarea programului Work From Home cel puțin până pe 31 martie, în funcție de evoluția situației, pentru majoritatea angajaților. O parte din personalul critic (departamentele de logistică și administrare, IT și financiar) va avea un program de lucru flexibil, va asigura dezinfectarea clădirii și se va ocupa de restul aspectelor logistice.

"În luarea deciziei am ținut cont de recomandările autorităților române pentru companiile care au mai mult de 99 de angajați. 

Cu siguranță nu este o decizie ușoară, însă este una corectă și responsabilă față de colegii și partenerii noștri în acest context epidemiologic global. Faptul că aparținem rețelei WPP vine la pachet cu o serie de proceduri interne complexe referitoare la implementare programului remote working. Partea bună este că exista în agenda de lucru un astfel de proiect pe care intenționam să îl testăm în acest an. COVID-19 a grăbit lucrurile, iar asta a însemnat ca echipa de financiar și IT să răspundă extrem de rapid și să le permită colegilor să își continue proiectele într-un spațiu safe. Cel de acasă. 

În toată aceasta perioadă se va ține cont de un plan de organizare internă între departamente și de un proces de lucru cât mai smooth cu clienții, astfel încât să putem livra ca și până acum", spune Denissa Mic Communication Manager Geometry. 

Publicis: Rezonabili si pragmatici

"Fara a ne panica si amplifica ceva nebunesc, putem fi rezonabili si pragmatici in cum abordam situatia generata de COVID-19. Prioritatea sunt oamenii nostri, asa ca ne adaptam pentru un maximum de siguranta", spune Alex Bădilă, COO (Chief Operating Officer) Publicis Romania.

"Am prioritizat videoconferintele in locul intalnirilor fata in fata. Si am decis sa abordam flexibil lucrul de acasa. Nu este vorba numai despre parintii impactati de inchiderea scolilor, a gradinitelor, ci despre a limita la maximum expunerea oamenilor nostri la drumuri, intalniri si de a le oferi siguranta emotionala", explica Alex.

Cei de la Publicis se pregatesc pentru scenariile cele mai probabile:

Evident, este de asteptat ca obiceiurile de cumparare, stilurile de viata si de munca ale oamenilor sa fie puternic impactate si modificate fie si doar pentru urmatoarele doua-trei luni. Suntem conectati non-stop la desfasurarea evenimentelor si urmarim indeaproape ce se intampla si cum impacteaza asta orice aspect ce tine de viata de zi cu zi si de business, spune Alex Badila.

"Desi nu este business as usual, incercam sa ne adaptam situatiei si sa fim alaturi si de clientii nostri. Practic, suntem in mijlocul unui mare experiment legat de lucrul de acasa si virtual teams, ceea ce presupune nimic mai putin decat reinventarea proceselor de lucru. Si, chiar daca suntem in scenariul „speram la ce-i mai bine si ne pregatim pentru ce-i mai rau”, deocamdata toata lumea evalueaza scenariile de impactare. Va veni si „momentul de dupa” si, chiar daca nu va fi la fel, trebuie sa iesim cu totii intariti si mai pregatiti din asta", spune Alex Badila.

Canopy: Nu mai rulam campanii care incurajeaza persoanele sa vina in locatii

"Mereu am adaptat felul in care lucram si functionam la ceea ce ce se intampla in viata reala", spune Eugen Predescu, CEO Canopy. De miercuri, toti angajatii lucreaza de acasa.

”Pe langa masurile clasice in ceea ce priveste igienia personala si la locul de munca - lucruri care tin mult de felul in care suntem construiti, nu de hotarari guvernamentale - am incercat sa protejam echipa prin masuri de preventie pe care le-am considerat utile in aceasta perioada”, spune Eugen. O parte din ele sunt urmatoarele:

• Incercam pe cat mai mult posibil sa mutam toate intalnirile online. Marele avantaj al industriei noastre esta ca putem face tot ce tine de activitatea noastra online.
• Incurajam colegii sa nu calatoreasca in zona de risc, iar cei care vin din zone cu probleme sunt obligati sa stea in autoizolare timp de 14 zile si sa faca teste care sa confirme ca nu au fost contractat virusul.
• Toti colegii pot si sunt incurajati sa lucreze de acasa cat de mult simt nevoia.
• Suntem tot timpul la curent cu ce se intampla si de cate ori avem nelamuriri luam legatura cu DSV si compania catre care am externalizat serviciile de HR.
• Discutam cu top management din multinationale pentru a stii ce masuri iau cei care sunt experti pe parte de proceduri si procese

In ceea ce priveste campaniile clientilor, cei de la Canopy le-au sugerat sa nu intrerupa promovarea. Singurul lucru pe care l-au schimbat tine de pozitionare si anunturi.

Nu mai rulam campanii care incurajeaza persoanele sa vina in locatii, ci mergem doar pe mesaje care incurajeaza achizitia online sau mesaje de branding.

Tinand cont de faptul ca news feed-ul din Facebook este bombardat de Coronavirus, am scazut bugetele investite in aceasta platforma si le-am distribuit in altele (Google Search Network, Google Display Network, YouTube Ads, LinkedIn Ads, Pinterest Ads sau Waze Ads), spune Eugen

Minio: Factorul uman primează

”Prima și cea mai importantă măsură de prevenție și control intern este asigurarea unui cadru organizațional în care oamenii să se simtă în siguranță. Am pus foarte mult accent pe informare și comunicare în aceste zile. Am printat afișe, am dotat sediul cu produse care asigură protecție și cel mai important: am amânat vacanțele în străinătate. În astfel de momente, este important să știm că ne bazăm unii pe ceilalți, că suntem responsabili cu noi și că ne însușim conceptul de responsabiliate civică”, spune  Ana Velea, Head of Operations Minio Studio.

Agentia si-a adaptat procesele de lucru și a creat un sistem de suport IT, care să permită work from home. ”Începând de luni, 16 martie, toți colegii vor lucra de acasă, vom comunica prin Skype call meetings și suntem încrezători că această măsura va menține calitatea livrabilelor la standardele cu care ne-am obișnuit să lucrăm”, spune Ana Velea.

 ”Pe termenul lung, impactul financiar se va resimți la nivel de agenție, prin amânarea unor evenimente și campanii. Toata această stare de impredictibilitate vine cu emoții mari pentru antreprenori. Un management de criză nu mai este un concept despre care citim în cărți și este nevoie să punem toate resursele de care dispunem în slujba eficienței. Cu toate acestea, să nu uităm că zilele acestea factorul uman primează și mesajul Minio către industrie este cât se poate de ferm în această privință: Puneți siguranța oamenilor vostri pe primul loc!”, îndeamnă Ana Velea

Pastel: Prioritatile de luni nu mai aveau nicio legatura cu cele de miercuri

“E o perioadă complet atipică, în care trebuie să luăm măsuri și decizii de la o zi la alta, sau chiar de la o oră la alta. Cam așa este la noi această săptămână. Prioritățile și agenda de luni nu mai aveau nicio legătură cu cele de miercuri, când după un meeting cu echipa de management am decis că vom lucra de acasă cât de repede se poate", spune Dana Nae Popa, owner Pastel. Kitul pentru dezinfectare oferit fiecărui coleg era o măsură mult prea mică față de riscul real la care s-ar expune dacă ar mai fi venit la birou, dacă am fi continuat cu întâlnirile externe, adauga ea.

"De pe 11 martie noi lucrăm cu toții de acasă. Colegii și-au luat acasă calculatoarele de la birou, astfel încât să păstrăm work-flow-ul cu care ne-am obișnuit și noi și clienții noștri. De asemenea, o soluție de VPN securizată ne permite accesul pe server, exact ca atunci când am fi la birou. În rest, noroc că s-au inventat Zoom, Skype, Facebook sau WhatsApp. Aaa…și noroc și că acum ne ajtă și Divizia Remote de la pastel", spune Dana.

Și cei de la Screen Native lucreaza de acasa. ”Deocamdata situatia nu ne-a afectat dar lucrurile se precipita si probabil o sa fie o luna martie si aprilie cu o scadere puternica a activitatii, contrar trendului normal in aceasta perioada”, spune Mugur Patrascu.

Ogilvy: Am avut deja intalniri pe Skype pentru a evita deplasari

”Am luat de la bun început toate măsurile de precauție recomandate de instituțiile abilitate și ne uităm cu atenție la informațiile care apar în spațiul public. Vrem sa fim informati, nu panicati. Măsurile aplicate intern sunt aliniate și la nivelul WPP, grupul din care facem parte, care trimite instructiuni și update-uri permanente pe e-mail către toți angajații, la nivel international”, spune Ana Sisu, Head of PR &Influence Ogilvy.

 Evitam meeting-urile, evenimentele si/sau conferintele la scala mare, care presupun mai mult de 50 de persoane si, la randul nostru, facem aceste recomandari clientilor. Care, la randul lor, desigur, reconsidera evenimentele de anvergura. 

”Toti colegii nostri care au fost in calatorii de business in ultima perioada au ramas acasa pentru o perioada de 14 zile pentru a ne asigura ca nu exista niciun risc. Aceasta masura ramane aplicabila in continuare pentru toti aceia care sunt plecati deja in calatorii de business (toate calatoriile sunt rezervate prin intermediul unui furnizor agreat intern, la nivel de Grup, pentru un bun control in acest context)”, spune Ana.

 ”Avem back-up plan de business continuity pentru situatii de criza, in sensul in care putem lucra de acasa perfect functional, ceea ce si recomandam pentru aceasta perioada critica (am testat deja tehnologii ca sa fim siguri ca putem functiona de acasa). Si, da, am avut deja si intalniri pe Skype  pentru a evita deplasari care ar fi putut sa fie riscante la acest moment, atat pentru clienti, cat si pentru echipele noastre. Siguranta clientilor este la fel de importanta ca si cea a echipelor noastre, de aceea eliminam orice potential risc. 

In interiorul cladirii am luat toate  masurile necesare: dezinfectant in spatiile de toaleta si la receptie, la fiecare etaj, iar zonele de lucru sunt dezinfectate în fiecare zi. In plus, in intregul campus, se fac periodic dezinfectii de catre o firma specializata, ce foloseste produse agreate pentru astfel de situatii”, spune Ana Sisu.

Dentsu Aegis: De marți suntem remote, lucrăm as usual

„Siguranța angajaților este întotdeauna o prioritate pentru noi și toate măsurile au fost luate având în minte people first. Cu informațiile corecte, oficiale, dar și cu sprijin primit din rețea, încă de la începutul epidemiei am reușit să implementăm măsuri de prevenție și am comunicat constant cu echipele noastre în toate agențiile grupului Dentsu Aegis Network. Am luat legătura cu ownerii clădirii, am colectat confidențial informații de bază despre planurile de călătorie ale angajaților în această perioadă și am schimbat programul de muncă pentru a evita rush hours”, spune Răzvan Varabiescu, CEO Dentsu Aegis Network România.

De la primele cazuri depistate în București am încurajat munca de acasă, astfel că de marți suntem remote, lucrăm as usual, am limitat împreună cu clienții meetingurile face to face. Le mulțumim și pe această cale pentru flexibilitate.

”Ca și planuri pe termen scurt, am revizuit business continuity plan împreună cu echipa regională , pentru a ne asigura că suntem pregățiți pentru orice situație, indiferent de evoluția COVID-19, atât din punct de vedere măsuri de business, cât și în ceea ce privește comunicarea internă și externă.

Ne păstrăm tonul pozitiv și responsabil, am încurajat la calm, iar pe grupurile interne am descurajat complet zvonistica. Trecem printr-o perioada dificilă, însă șansele de a trece cu bine sunt exponențial mai mari atât timp cât implementăm la timp cele mai firești măsuri. Lucrați de acasă, spălați-vă pe mâini, dezinfectați-vă și informați-vă corect!”, spune Răzvan Varabiescu.

DDB & Tribal: Din fericire, trăim în epoca tehnologiei

“Work from home si #staysafe sunt cele mai populare mesaje în aceste zile atât de ciudate. Da, am ales și noi asta. Pentru că, întotdeauna siguranța noastră, a colegilor, a clienților, a familiei și a oamenilor ce ne înconjoară va fi pe primul loc. Deși ne-am asigurat că păstrăm un mediu safe și igienizat la locul de muncă, pentru a ajunge de acasă la birou iei contact cu persoane. Nu știi cu cine. De aceea am ales varianta cea mai bună pentru toată lumea până când vom ști că suntem în siguranță. Măsuri luăm în fiecare zi, ne dăm toată silința să oferim toate mijloacele necesare pentru a facilita lucrul de acasă", spune Roxana Memetea, Managing Partner DDB Romania & Tribal Worldwide Romania.

"Deși muncim de acasă, continuăm să ne dedicăm proiectelor cu aceeași plăcere si rigurozitate ca la birou.  

Din fericire, trăim în epoca tehnologiei, cu aplicații care ne permit meeting-uri si statusuri interne, dar și cu clienții, astfel încât nicio informație nu se pierde și toată lumea își duce task-urile la bun final cu sau fără deadline-uri strânse. Avem același program ca la birou, dar în plus, în pauzele de cafea, sunt mari șansele să avem si un blănos pe lângă noi sau chiar copilașii, care prin inocența lor, reușesc să mai atenueze starea tensionată acumulată în ultimele zile.

Același mesaj îl transmitem și noi. Stați acasă, protejați-vă pe voi și pe cei din jurul vostru și să ne revedem cu bine!” Roxana Memetea, Managing Partner DDB Romania & Tribal Worldwide Romania.

[articol in curs de actualizare...]

Ce face agentia ta? Ce masuri ati luat pana acum, care e planul pe termen scurt si mediu? 
Cum v-a afectat pana acum pandemia COVID -19? 
Trimite-ne raspunsurile pe [email protected] cu subiectul #WFH si vom actualiza acest articol.